Factuur maken & versturen

Gemakkelijk een factuur maken en versturen zonder onnodige handelingen. Efactuurdirect is zo opgezet dat het traject van factureren in zo weinig mogelijk stappen gerealiseerd wordt.

Periodiek facturen versturen

Facturen die je met een bepaalde frequentie wilt versturen, zoals bijvoorbeeld abonnementskosten, kun je eenvoudig automatiseren.

Stel in welke periodieke termijn je wilt aanhouden en de facturen worden automatisch klaargezet en indien gewenst automatisch verzonden.

Nieuwe factuur periodiek

Factuur overzicht

Je behoudt gemakkelijk overzicht in je facturatieproces met de verschillende ingebouwde handige functies. Met filters kun je bijvoorbeeld sorteren op alle "niet betaalde facturen". Of verstuur automatisch een herinnering of aanmaning als je klant nog niet betaald heeft. De betaalstatus wordt automatisch aangepast indien een klant online betaald via bijvoorbeeld iDEAL.

factuur overzicht filters

Facturen ontvangen

Ontvang inkomende facturen en bonnetjes. Hiermee krijg je een goed inzicht in je kosten. Samen met je uitgaande facturen heb je een compleet inzicht in je administratie en een actueel omzet en btw-overzicht voor jezelf als slimme ondernemer, maar ook voor de Belastingdienst.

Inkomende facturen

Je kunt inkomende facturen handmatig toevoegen, maar ook per e-mail ontvangen en voor betaling laten klaarzetten. Activeer een handige betalingsherinnering en je krijgt een notificatie indien het tijd is om een openstaande factuur te voldoen.

inkomende factuur

Bonnetjes inboeken

Bonnetjes van het tanken, uit eten of gewoon een kopje koffie met je klant wil je natuurlijk kunnen bijhouden.
Gebruik hiervoor onze handige iOS app, download nu.


Overige kosten

Naast het verwerken van inkomende facturen en bonnetjes ondersteunen we uiteraard ook de mogelijkheid om overige kosten te verwerken.

Producten & abonnementen

Productenbeheer is ideaal in combinatie met facturen & offertes. Verkoop je regelmatig dezelfde producten of diensten? Voeg ze toe aan je "Producten" en je kunt ze overal in het systeem gemakkelijk benaderen en toevoegen.

Categorieën

Deel je producten in door gebruik te maken van categorieën. Je houdt niet alleen overzicht, maar je kunt ook meerdere producten tegelijk toevoegen op factuur of offerte. Bepaal de prijs per stuk of per staffel.

producten

Voorraadbeheer (binnenkort)

Door gebruik te maken van voorraadbeheer heb je altijd een actueel inzicht in de omvang van je voorraad en ontvang je automatisch een melding wanneer de voorraad leeg raakt en het tijd is om deze aan te vullen.

Offertes maken

Verstuur een offerte via efactuurdirect naar je klant en zodra de offerte door de klant is geaccepteerd kun je deze met één druk op de knop omzetten naar een factuur.

Offerte versturen

Selecteer een klant, voeg één of meerdere producten toe en verstuur de offerte als PDF per e-mail naar je klant. Waar de klant de mogelijkheid heeft om feedback te geven of de offerte goed te keuren met een unieke link.

nieuwe offerte

Offerte omzetten naar factuur

Na goedkeuring van de offerte door de klant krijg je hiervan automatisch bericht. Als vervolgstap kun je dan de offerte omzetten naar één factuur, of opsplitsen in meerdere deelfacturen.

offerte naar factuur

Contactenbeheer

Een goed en overzichtelijk klantenbestand is erg belangrijk. Maar de juiste gegevens zijn wellicht nog wel belangrijker. Wij helpen je graag met het goed kunnen indelen en om de juistheid van klantgegevens te controleren.

Klanten & leveranciers

Voeg nieuwe particuliere klanten of bedrijven toe welke je kunt aanduiden als klant en/of leverancier.

nieuw contact

Kvk, BTW & Postcode check

Wanneer je een nieuw contact toevoegt, controleren wij automatisch de gegevens bij de Kamer van Koophandel. Door het gebruik van onze postcodecheck zijn de adresgegevens altijd volledig. Ook btw-nummers worden op juistheid gecontroleerd.

KvK check

Klantomgeving

Wij bieden de mogelijkheid om elke klant te laten inloggen op zijn eigen account waarmee de klant inzicht heeft in alle facturen & offertes. Maar ook de voorkeur van betaalwijze of adreswijzigingen kan worden doorgegeven.

klantomgeving

Urenregistratie

Of je nu werkt op basis van uurtje factuurtje of je uren wilt bijhouden voor eigen inzicht of bewijslast voor het urencriterium. Urenregistratie is flexibel te gebruiken.Zowel door jezelf of door een van je medewerkers.

Uren registreren

Het bijhouden van uren kan zowel op klant als projectniveau. Je kunt met de stopwatch je uren bijhouden. Maar er is ook de mogelijkheid om je uren handmatig toe te voegen per uur, dag of week.

uren registratie

Uren factureren

Het bijhouden van je uren geeft op allerlei manieren inzicht in je bedrijfsvoering. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om deze uren direct om te zetten naar een factuur.

uren factureren

Eigen huisstijl

Onze unieke sjabloon wizard helpt je bij het opmaken van je factuur en offerte in je eigen huisstijl. Zonder enige technische kennis voeg je eenvoudig een logo of achtergrond toe aan het briefpapier. Bepaal de indeling en opmaak van elk element door gewoon te slepen en het neer te zetten.

Sjablonen

We ondersteunen aparte sjablonen voor facturen, creditfacturen, periodieke facturen, offertes, pakbonnen, en orderbonnen. Deze kun je allemaal naar eigen wens inrichten via de gebruiksvriendelijke sjabloon wizard.

Sjabloon Wizard

Gebruikersbeheer

Je kunt onbeperkt gebruikers aanmaken met verschillende niveaus van toegang. Denk aan een gebruiker die alleen kan meekijken, ideaal voor bijvoorbeeld je boekhouder.

Permissies

Het bepalen van de permissies per gebruiker is simpel in te stellen en je kunt per onderdeel aangeven wat de gebruiker wel en niet mag inzien of doen.

permissies

Rapportages

Overzicht & inzicht is wat je wilt met rapportages. En met de toepassing van onze slimme filters kun je tot in detail inzicht krijgen in de gegevens die voor jou belangrijk zijn.

Statistieken

Met de uitgebreide statistieken krijg je inzicht in verschillende zaken zoals het aantal openstaande facturen, of wie je beste klanten zijn. Met het gebruik van slimme filters kun je altijd tot in detail inzicht krijgen.

statistieken

Btw aangifte

Door je inkomende en uitgaande facturen netjes via efactuurdirect te beheren krijg je van ons automatisch een inzicht in je btw aangifte per gewenste periode. Die je kunt gebruiken als hulpmiddel voor je aangifte bij de Belastingdienst.

btw aangifte

Administratie (Pro pakket)

In het "Pro" pakket zijn een aantal exclusieve onderdelen die voor ondernemers net even dat beetje meer bieden. Waaronder meerdere accounts, meerdere profielen, valuta ondersteuning, werken met rubrieken, extra inzicht via uitgebreide statistieken en de mogelijkheid tot synchronisatie van belangrijke bankzaken.

Meerdere administraties (Pro pakket)

Als je meerdere ondernemingen hebt kun je met het "Pro" pakket de verschillende administraties beheren. Uiteraard heeft elke onderneming hierbij een eigen boekhouding en huisstijl.

Talen & Valuta (Pro pakket)

Het factureren in andere valuta zoals de dollar met de bijbehorende Engelse taal is mogelijk met onze Talen & Valuta ondersteuning.

profielen

Rubrieken (Pro pakket)

Wijs rubrieken toe bij inkomende en uitgaande facturen om je rapportages nog vollediger te maken waardoor je een beter inzicht krijgt in je administratie.

Rubrieken

Rapportages (Pro pakket)

Naast de standaard statistieken en btw-aangifte bevat het "Pro" pakket tevens een winst & verlies rekening, omzet & kosten, klanten & leveranciers en ouderdomsanalyse.

btw aangifte

Bankzaken (Pro pakket)

Er zijn als ondernemer een aantal bankzaken die je graag wilt synchroniseren met je administratie. Wij ondersteunen Bankafschriften via MT940 en Incasso plus Betaalbestanden via SEPA PAIN.

SEPA incasso

Geavanceerd

Wij ondersteunen koppelingen met anderere platformen zoals bijvoorbeeld Salesforce of Exact online. Zo kun je gemakkelijk beschikken over je data in verschillende systemen.

Koppelingen & API

Efactuurdirect is een open platform en wij hebben alvast een aantal populaire koppelingen gerealiseerd. Op dit moment zijn er koppelingen met Exact, Snelstart, Zoho CRM, Salesforce & Payt Incasso. Uiteraard staat het je vrij om via onze API een eigen koppeling realiseren. Documentatie en richtlijnen hierover zijn per e-mail op te vragen.

betalingen

Back-up & archief

Bij efactuurdirect voldoen we aan de eisen die gesteld zijn door de Belastingdienst. Wij archiveren al jouw facturen en offertes 10 jaar lang.

Veilig en betrouwbaar

Efactuurdirect is beveiligd volgens de richtlijnen van de PCI-DSS "Data Security Standards" en de ISO/IEC 27002 "Information Security Standards".

De bescherming van gegevens wordt gewaarborgd in de verschillende lagen van het systeem.

De verschillende lagen van beveiliging
  1. Netwerkbeveiliging: Gegevensuitwisseling tussen de gebruiker en efactuurdirect is beveiligd door middel van DNSSEC en versleuteld door moderne SSL/TLS encryptie.
  2. Platformbeveiliging: De servers zijn beveiligd tegen misbruik van buitenaf door de Stateful Packet Filtering Firewall. Daarnaast worden er regelmatig updates van het besturingssysteem doorgevoerd.
  3. Applicatiebeveiliging: Efactuurdirect wordt geregeld beproefd om de kwaliteit te waarborgen. Daarnaast beveiligd de Application Firewall tegen bekende aanvallen in de applicatie laag.

Betrouwbaarheid en online beschikbaarheid
Efactuurdirect staat in voor betrouwbaarheid en de online beschikbaarheid.
De applicatie is ontwikkeld in Zend Framework en is operationeel op redundant (dubbel) uitgevoerde servers.
De gegenereerde PDF bestanden staan op separate opslag servers, welke eveneens redundant zijn uitgevoerd.

Het server platform is geplaatst in een gecertificeerd en klimaatneutraal data center in Nederland en wordt continue (24/7) gemonitord. Er wordt dagelijks een back-up gemaakt naar een externe locatie.