In het systeem van efactuurdirect kun je gemakkelijk een nieuw bedrijf toevoegen op het moment dat je een nieuwe factuur aanmaakt. Het is echter handiger om van tevoren de gegevens van het bedrijf ingevoerd te hebben. Dit kun je doen door middel van het toevoegen van het bedrijf onder contacten of de importeer functie. Wanneer je contacten hebt toegevoegd, hoef je enkel de (bedrijfs)naam in te vullen bij het aanmaken van een factuur. De rest van de gegevens worden dan automatisch ingevuld. Op deze wijze bespaar je jezelf veel tijd bij het aanmaken en versturen van een factuur. Dit geldt ook voor het invoeren van producten.
Waarom is het handig om je contacten vooraf in te voeren?
Wanneer jij snel een factuur wilt versturen wil je je eigenlijk niet bezig houden met het invoeren van de contact- en persoonsgegevens van een bedrijf. Zeker niet als je dat bedrijf regelmatig facturen stuurt. Je wilt alleen de diensten of producten invoeren die jij geleverd hebt en vervolgens de volgende factuur opmaken voor de volgende klant. Om dit mogelijk te maken kun je een contactenlijst aanmaken. Je kunt de contacten één voor één invoeren, maar het is ook mogelijk om veel contacten in één keer in te voeren. Het invoeren van jouw contacten in één keer kan met de importeer functie. Dit betekent dat wanneer je al een contactenbestand hebt, je deze van te voren in het systeem kunt importeren. Op deze manier heb je de informatie en gegevens altijd bij de hand in efactuurdirect en hoef je deze niet elke keer opnieuw in te voeren bij het maken van facturen.
Hoe importeer je jouw klantgegevens in efactuurdirect?
Je kunt jouw huidige klantenbestand importeren in het systeem van efactuurdirect. Dit kun je doen door middel van de importeer functie. Deze is te vinden onder “Instellingen”. Hier kun je jouw contactenbestand importeren vanuit een .csv bestand. Je voert jouw contacten dan op een bepaalde wijze in Excel in en slaat deze op als .csv. Je kunt de exacte stappen die je moet volgen om te importeren hier teruglezen in onze kennisbank. Onder het kopje “Contacten” in efactuurdirect, vind je na het importeren het overzicht van al jouw geïmporteerde contacten. Je kunt hier ook nieuwe contacten individueel toevoegen en kunt per bedrijf zowel de inkomende als uitgaande facturen zien.
Welke gegevens moet je in Excel invullen?
Het .csv bestand heeft, zoals hierboven genoemd, een speciale indeling nodig om alle gewenste gegevens op de juiste manier in het systeem te kunnen zetten. Over het importeren kun je meer lezen in onze handleiding (die je kunt vinden onder ‘Mijn profiel’ in jouw efactuurdirect account) of in de kennisbank. Met het invoeren van de gegevens via het .csv bestand zorg je ervoor dat een heleboel gegevens direct in het systeem komen te staan. Op deze manier hoef je niet bij elke factuur opnieuw rekening te houden met een aantal gegevens, maar wordt dit automatisch ingevoerd.
Geef een reactie