Om het facturatieproces voor jou te vergemakkelijken kun je veelgebruikte producten toevoegen als standaard product. Op deze manier hoef je bij het maken van een nieuwe factuur niet elke keer dezelfde informatie in te voeren. Producten en diensten die je altijd samen aanbiedt, kun je in een categorie plaatsen, die je zo gemakkelijk in één keer kunt factureren.
Waarom is het handig om standaard producten te maken?
Bij het maken van een nieuwe factuur kun je bepaalde gegevens invoeren voor een product, zoals de prijs, beschrijving en het btw percentage. Om tijd te besparen kun je de producten die je vaak gebruikt toevoegen als een nieuw product, waarbij je al deze gegevens in efactuurdirect opslaat. Je vult dan eenmalig de naam van het product in, de beschrijving en natuurlijk de prijs. Als je een product altijd een vast aantal keer factureert kun je het standaard aantal aanpassen. Je kunt verder het btw tarief instellen en aangeven of er bij het product automatisch een bijlage meegestuurd moet worden. Als laatste kun je nog notities aan een product toevoegen, welke voor de klant niet zichtbaar zijn. Bij het maken van een factuur hoef je daarna enkel de eerste letter van een product in te typen. Je selecteert het gewenste product daarna uit de lijst en de gegevens worden automatisch ingevuld. Op deze wijze kun je dus producten in efactuurdirect zetten met hun bijbehorende gegevens, zodat je ze niet elke keer opnieuw hoeft in te voeren.
Het nut van het toevoegen van categorieën
Als je vaak een vast pakket aanbiedt met een aantal producten of diensten erin is het handig om daar een categorie voor aan te maken. Hier kun je dan de betreffende producten en diensten inzetten, zodat je deze gemakkelijk in één keer kunt factureren. Als je een nieuwe factuur maakt, kun je de gewenste categorie selecteren en alle producten die daaronder vallen worden samen op een factuur geplaatst. Je kunt de individuele producten na het invoeren op de factuur nog steeds aanpassen en bijvoorbeeld korting geven op één product of dienst. Andersom kun je ook vanuit het productenoverzicht een aantal producten selecteren en deze offreren of factureren.
Hoe voeg je producten en categorieën toe?
Onder de drie puntjes in de blauwe balk vind je het kopje “Producten”. Hier kun je onder “Nieuw product” één voor één jouw producten invoeren. Onder “Instellingen” kun je onder het kopje “Importeer” ook al jouw producten in één keer importeren in het systeem. Dit werkt op dezelfde manier als het importeren van contacten. Je hebt hiervoor een .csv bestand nodig met een bepaalde indeling. Jouw producten komen zo op de juiste manier in het systeem terecht met de bijbehorende gegevens. Om een duidelijk overzicht te behouden van jouw producten, kun je deze indelen in categorieën. Deze voeg je op dezelfde manier toe als producten, alleen dan onder het kopje “Categorieën”.
Geef een reactie