Zoals alom bekend, ben je als ondernemer wettelijk verplicht om jouw bedrijfsadministratie goed bij te houden en te bewaren. Aangezien het woord ‘bedrijfsadministratie’ veel verschillende gegevens kan bevatten, leggen we met dit blogbericht haarfijn uit wat er nou precies van jou verwacht wordt als ondernemer op het gebied van gegevens bewaren.
Welke gegevens maken deel uit van jouw administratie?
Laten we allereerst eens vaststellen welke gegevens onder jouw bedrijfsadministratie vallen. Op de website van de belastingdienst kun je teruglezen dat “Alle gegevens over jouw onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm” bij jouw administratie horen. Dit houdt dus in dat je alle facturen, bonnetjes, contracten, correspondentie, berekeningen en agenda’s goed moet bijhouden en bewaren. Daarbij moet je de gegevens digitaal bewaren, tenzij je een zeer kleine administratie hebt. Het is dus aan te raden om alles meteen online te regelen, zodat je geen dubbele administratie bij hoeft te houden (een papieren administratie en een digitale). Je kunt alle voordelen van digitaal bewaren hier lezen. We raden overigens ook aan om bij twijfel of iets wel of niet bij de administratie hoort, het gewoon te bewaren.
Welke gegevens moeten specifiek minimaal 7 jaar lang bewaard blijven?
De basisgegevens van een zakelijke administratie moeten altijd zeven jaar bewaard worden. Hieronder vallen:
- Grootboek. Hierin verzamel je alle grootboekrekeningen van jouw onderneming. Hieronder vallen bijvoorbeeld: activa, passiva, eigen vermogen, omzet, kosten, opbrengsten en verliezen.
- Debiteuren- en crediteurenadministratie. Hieronder vallen de uitgaande facturen aan jouw klanten en de inkomende facturen van jouw leveranciers. Daarnaast bevat het de relatiegegevens van zowel de debiteuren, als de crediteuren.
- In- en verkoopadministratie
- Voorraadadministratie. Indien je werkt met inkoop en verkoop van goederen, moet je daarvan de facturen, bonnen en/of bankafschriften bewaren. Daarnaast bevat het de artikelgegevens, zoals omschrijvingen en prijzen.
- Loonadministratie. Indien je personeel in dienst hebt moet je de volgende gegevens bij controle kunnen laten zien: Een kopie van zowel de voorkant als de achterkant van een geldig legitimatiebewijs, een getekende arbeidsovereenkomst, een getekende loonbelastingverklaring en in sommige gevallen een overzicht van waar en wanneer diegene gewerkt heeft.
Een aantal andere gegevens hebben ook een standaard bewaartermijn van 7 jaar, maar kunnen korter bewaard worden, indien hier afspraken over zijn gemaakt bij de belastingdienst. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld:
- Kasadministratie, waaronder een kasboek en kassabonnen, indien je hier gebruik van maakt
- Belasting aangiftes en belasting aanslagen
- (Digitale) Agenda’s en afspraken boeken
- Notities en (financiële) aantekeningen
- Kladberekeningen en controle berekeningen
- Contracten
- Correspondentie
- Bankafschriften
- Digitale data
- Jaarrekeningen
Verder moeten gegevens met betrekking tot onroerende zaken, zoals het bedrijfspand, minimaal 10 jaar bewaard worden.
Welke administratieve gegevens bewaart efactuurdirect voor jou en hoe lang?
Het bijhouden van deze gegevens is een hele klus. Efactuurdirect biedt de oplossing. Met het gebruik van efactuurdirect kun jij al jouw gegevens gemakkelijk online laten zien bij controle, zonder dat je alles bij elkaar hoeft te zoeken. De gegevens worden digitaal bewaard in het systeem van efactuurdirect. Er wordt automatisch een back-up gemaakt, zodat jouw gegevens altijd beschikbaar blijven.
Om geen onduidelijkheid te veroorzaken bewaart efactuurdirect al jouw gegevens tenminste 10 jaar. Onder deze gegevens vallen: alle uitgaande facturen, de relatiegegevens van jouw debiteuren en crediteuren uit het klantenbestand, jouw productenbestand, de gegevens voor het Btw-overzicht, de omzetgegevens en gegevens voor het grootboek. Als je gebruik maakt van de mogelijkheid om inkomende facturen in het systeem te verwerken of van de app om bonnen in te scannen, dan worden al jouw inkomende facturen en bonnen ook in het systeem opgeslagen en automatisch bewaard.
Geef een reactie