In ons vorige blog over het verbeteren van het debiteurenbeheer, kon je lezen hoe je jouw klanten kan aansporen om hun facturen zo snel mogelijk te betalen. Aan de hand van alle functies in efactuurdirect is het heel makkelijk om klanten eraan te herinneren dat ze nog een openstaande factuur bij jou hebben lopen. Mochten deze tips niet leiden tot een succesvolle betaling, hoe moet je dan omgaan met een klant die niet betaald?
Welke stappen je moet nemen
Volgens de wet moet je de volgende stappen doorlopen hebben voor het opstarten van een incassoregeling:
- Op tijd versturen van de herinnering
- Het versturen van een officiële aanmaning
- Mochten zowel de herinnering als de aanmaning geen effect hebben dan kan er een ingebrekestelling verstuurd worden, waarbij je ervoor kunt kiezen om de wettelijk vastgestelde rente- en incassokosten mee te rekenen. Meer daarover is te lezen in dit blog over de betalingstermijn.
Als je dit automatisch aan hebt staan in efactuurdirect dan kun je na een bepaalde tijd meteen overgaan op een incassoregeling.
Wat je kunt doen om een incassoregeling te vermijden
Voordat je overgaat op een incassoregeling zijn er een aantal andere zaken die je kunt ondernemen. Het belangrijkste punt bij een incassoregeling is het houden van een goed overzicht op de situatie. Daarbij is het zaak dat je blijft communiceren met de klant en de leiding neemt waar nodig. Zo kun je naast de geautomatiseerde e-mail sjablonen een persoonlijke e-mail sturen, om de klant aan zijn betaling te herinneren. Hiermee zorg je ervoor dat het contact met de klant niet vastloopt. De klant zal eerder geneigd zijn om mee te werken bij een persoonlijke aanpak, waarbij er aandacht besteed wordt aan de situatie en er indien mogelijk gekeken wordt naar een alternatieve aanpak. Een bijkomend voordeel is dat je meteen bewijs hebt van wat er besproken is en dat je dit altijd terug kunt kijken.
Een iets persoonlijkere aanpak is om te bellen. Telefonisch contact heeft als voordeel dat antwoorden op vragen meteen duidelijk zijn en je meerdere zaken in één gesprek kunt bespreken. Het nadeel van telefonisch contact is dat je niks op papier hebt. Het is wel handig om notities bij te houden van wat er besproken is, met daarbij de datum en duidelijk vermeld met wie je gesproken hebt. Je zou ook kunnen overwegen om het gesprek op te nemen, dit moet je echter wel van te voren met jouw klant overleggen.
Een andere optie is om een persoonlijk gesprek aan te gaan, oftewel een gesprek op locatie. Dit kan vooral handig zijn als het vaker voorkomt dat de klant te laat of niet betaald. In een goed gesprek kun je opheldering vragen en duidelijke afspraken maken voor de toekomst.
Bij alle vormen van communicatie is het belangrijk dat je vriendelijk blijft en begrip toont voor de situatie. Wel is het belangrijk dat je de gemaakte afspraken blijft navolgen. Een optie is ook om ervoor te kiezen geen producten of diensten meer te leveren, totdat de openstaande factuur betaald is.
Wat je moet doen om een incassoregeling op te starten.
Nadat je hebt voldaan aan alle bovenstaande stappen en de bovengenoemde tips hebt geprobeerd, kun je een incassoregeling opstarten. Het is handig om je hierin te laten adviseren of ondersteunen. Bij kleinere bedragen is er geen advocaat nodig, maar kan dit in sommige gevallen wel handig zijn. Als jij zelf geen verstand hebt van de procedure en je niet wilt dat de relatie met jouw klant onder negatieve spanning komt te staan, is het handig om de hulp van een bedrijf in te roepen.
Hoe gaan jullie om met lastig betalende klanten? Je tips kun je delen hier onder in de comments.
Geef een reactie