Het belang van het versturen van een UBL-bestand

Facturatie tips Leave a comment

Het versturen van een UBL-bestand bij jouw facturen is een optie in efactuurdirect die standaard aan staat. Deze optie wordt niet alleen in efactuurdirect gebruikt, veel boekhoudprogramma’s werken met dit formaat. Waarom wordt dit gedaan en wat houdt een UBL-bestand nou precies in? Lees het hieronder!

Wat is een UBL-bestand?

HiRes

Dit is een standaard XML formaat waar de overheid de voorkeur aan geeft voor digitale facturatie of e-factureren. Het is een bepaalde opmaak die het mogelijk maakt om digitale facturen een stuk makkelijker in te lezen in een boekhoudprogramma. Dit bespaart veel aparte handelingen bij het invoeren van digitale facturen. Het bevat alle benodigde gegevens om jouw administratie compleet te maken, waaronder de naam, het rekeningnummer, het totaalbedrag en het btw-bedrag, maar ook alle individuele productregels.

Waarom is het voor mij handig om dit bestand te versturen?

Om een overzichtelijke administratie te creëren in efactuurdirect is het noodzakelijk om alle totaalbedragen in efactuurdirect te hebben staan. Aan de hand van alle facturen die je hebt gestuurd en ontvangen krijg je een duidelijk omzetoverzicht. Je kunt deze totaalbedragen per factuur handmatig toevoegen aan jouw administratie in efactuurdirect, maar je kunt ook het UBL-bestand invoegen. Op deze laatste wijze hoef je niet alle gegevens per regel toe te voegen, maar worden alle benodigde gegevens automatisch ingevoerd. Ook heb je op deze wijze meer gedetailleerde gegevens dan met het handmatig invoeren.

Hoe werkt het in efactuurdirect?

In efactuurdirect kun je heel eenvoudig de pdf van jouw factuur mailen en toevoegen door het bestand te zoeken op je harde schijf en deze in jouw account te zetten onder ‘Inkomende facturen’. Het is echter niet alleen mogelijk om hier een pdf bestand voor te gebruiken. Het is ook mogelijk om een UBL-bestand te selecteren en te uploaden. Hierdoor word de gehele factuur in één keer met alle productregels ingevoerd in jouw efactuurdirect account en hoef je dit dus niet handmatig in te voeren. Het is in efactuurdirect mogelijk om een UBL-bestand als bijlage automatisch mee te sturen. Deze optie staat standaard aan. Hierdoor bespaar je tijd en biedt het een veel makkelijkere manier om jouw facturen in te voegen, zowel voor jou als voor jouw klanten. Wanneer je het UBL-bestand niet als bijlage meestuurt, heeft dit geen ingrijpende gevolgen.

Het grote verschil is alleen dat je nu de productregels niet automatisch in efactuurdirect hebt staan. Het toevoegen van een pdf-bestand in plaats van een UBL-bestand zorgt voor minder gegevens en deze gegevens moet je nog controleren, bij een UBL-bestand gaat alles automatisch en hoef je deze dus ook niet te controleren. Kortom, maak gebruik van deze handige functionaliteit! Je kunt dit aanpassen in jouw efactuurdirect-account onder Instellingen > Email > Algemeen.