Hoe verbeter ik mijn debiteurenbeheer?

Facturatie tips Leave a comment

Als ondernemer of zzp’er blijft het lastig om jouw klanten zo snel mogelijk te laten betalen. Je kunt de kans dat jouw facturen (op tijd) worden betaald echter vergroten door online facturatie te gebruiken. Verder kun je voordat je klanten accepteert, tijdens het proces en nadat de dienst of het product is geleverd, actie ondernemen om de betaling te stimuleren. Lees verder om erachter te komen hoe jij jouw debiteurenbeheer kan optimaliseren!

Wat kun je vooraf doen?

Voordat je in zee gaat met een mogelijke klant is het handig om te bedenken of je de desbetreffende persoon als klant wilt hebben. Wees hierbij niet te gretig, want niet elke klant is een positieve toevoeging aan jouw bedrijf! Je kunt bij deze beslissing overwegen om te kijken naar de huidige financiële situatie van de klant en naar het huidige betalingsgedrag, indien je natuurlijk over deze informatie beschikt. Je kunt hierbij de meest actuele database voor faillissementen en schuldsanering raadplegen. Als jij en de klant hebben besloten tot samenwerking over te gaan is het belangrijk dat je jouw algemene voorwaarden communiceert naar de klant. Zorg ervoor dat jouw algemene voorwaarden duidelijk zijn, zodat hier geen verwarring over kan ontstaan. Maak duidelijke afspraken met de klant over de algemene voorwaarden en daarnaast over zaken als: de werkzaamheden, het tarief en de betalingstermijn. Leg de afspraken vast en zorg dat je bewijs hebt van alle gemaakte overeenkomsten.

Hoe verstuur je de ideale factuur?

Om de klant de mogelijkheid te geven om op tijd te kunnen betalen is het ten eerste belangrijk dat jij de factuur op tijd verstuurt, dit doe je uiterlijk op de 15de dag in de maand opvolgend aan de levering van jouw dienst. Daarnaast kan een goede en heldere factuur ervoor zorgen dat jouw klanten eerder betalen. Hiervoor moet de factuur natuurlijk geldig zijn en de juiste gegevens bevatten, om meteen op de juiste plek terecht te komen. Daarnaast is het handig om de betaalgegevens te vermelden en het betaalproces zo gemakkelijk mogelijk te maken voor de klant. Hier kun je lezen hoe je dat het beste kunt doen en hoe efactuurdirect hiermee omgaat.

Hoe houd je overzicht op de betaling?

Na het versturen van de factuur is het wachten op de betaling. De klant heeft standaard een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Als de klant na het verlopen van de betalingstermijn nog niet heeft betaald, dan moet er een herinnering verstuurd worden. Heeft de klant dan nog niet betaald, dan wordt er een aanmaning verstuurt, waarop later een ingebrekestelling kan volgen. Om hier goed overzicht op te houden en op tijd actie te ondernemen, moet je deze berichten op tijd versturen. Je kunt in het systeem van efactuurdirect sjablonen instellen om de betalingstermijn te automatiseren. Dit betekent dat je kunt instellen of en wanneer er een herinnering verstuurd moet worden, of en wanneer er een aanmaning verstuurd moet worden en of en wanneer er een ingebrekestelling verstuurd moet worden. Dit doe je onder “Instellingen”, onder het kopje “Betalingen”. Deze opties staan standaard aan, dus wanneer je geen herinnering, aanmaning of ingebrekestelling wilt versturen is het noodzakelijk om dit uit te zetten. Je kunt de inhoud van de sjablonen aanpassen, door bijvoorbeeld het bericht te personaliseren. Dit kan ervoor zorgen dat men meer aandacht aan het bericht besteed en de factuur dus sneller betaald wordt. Lees hier hoe je de emailsjablonen aan kunt passen.

Als je deze stappen doorloopt heb je van jouw kant er alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat jouw klant zijn of haar factuur op tijd en zo gemakkelijk mogelijk kan betalen.