Het aanpassen van de e-mail sjablonen naar jouw gewenste stijl

Facturatie tips Leave a comment

Alle e-mails die worden verzonden vanuit efactuurdirect hebben een standaard opmaak. Het is echter mogelijk om jouw eigen huisstijl in deze e-mails te verwerken. Je kunt dit eenmalig aanpassen of instellen dat deze huisstijl bij elke e-mail wordt aangehouden. Dit doe je door de e-mail sjablonen aan te passen in het systeem. 

De standaard e-mail die verzonden wordt bij het versturen van een factuur

Bij het versturen van een factuur wordt altijd een bijgaand e-mailbericht verzonden naar de klant. Na het maken van een factuur krijg je dit e-mailbericht te zien en kun je het controleren voordat je de factuur daadwerkelijk verstuurt. Het bericht betreft een standaard bericht. Om van het automatisch gegenereerde bericht een persoonlijk bericht te maken kun je de tekst en de stijl aanpassen voordat je de factuur verstuurd. Om te zorgen dat alle berichten automatisch in jouw persoonlijke stijl worden verzonden, kun je het e-mail sjabloon aanpassen.

Welke e-mail sjablonen zijn er?

In het systeem van efactuurdirect zijn nog een aantal andere e-mails die standaard verzonden worden. Evenals bij het versturen van een nieuwe factuur, wordt er bij het versturen van een nieuwe offerte ook een e-mail verzonden naar de klant. Ook als de status van de offerte aangepast wordt, dan wordt daar een bericht over verzonden. Daarnaast kun je klanten toegang verlenen tot het systeem om hun facturen in te kijken en medewerkers toegang verlenen om hun uren bij te houden, waarbij je met het instellen van een wachtwoord ook een automatisch gegenereerd bericht verzendt naar de betreffende persoon met de inloggegevens. Als een klant of medewerker het betreffende wachtwoord is vergeten wordt er vanwege de veiligheid eerst een bevestigingsmail verzonden, waarna er een tweede e-mail verzonden wordt met de nieuwe inloggegevens. Al deze e-mails hebben hun eigen sjabloon in efactuurdirect.

Waar kun je de instellingen voor e-mail sjablonen vinden?

Je vindt de e-mail sjablonen bij “Instellingen” onder het kopje “E-mail”. Hier kun je alle verschillende e-mail sjablonen inzien en aanpassen naar jouw wensen en behoeften. Je kunt het lettertype en de lettergrootte voor alle e-mail sjablonen in één keer aanpassen, of je kunt de stijl van elke sjabloon individueel bewerken.
Onder het kopje “Voorkeuren” kun je ook aangeven of jij van alle facturen verstuurd per e-mail een kopie wil ontvangen. Daarnaast kun je aangeven of facturen met hoge urgentie verstuurd moeten worden en welk e-mailadres gebruikt moet worden als afzender. Je kunt hier ook aangeven of er een UBL-bestand als bijlage bij de factuur meegestuurd moet worden. Waarom het versturen van een UBL-bestand belangrijk is kun je hier lezen.

Verder kun je aangeven of je een herinnering wilt ontvangen om facturen die per post verstuurd moeten worden, te printen en te verzenden.

Wat zijn jouw ervaringen met deze functie? Gebruik je het al? Laat een reactie achter!