Met meerdere gebruikers in één systeem werken

Facturatie tips Leave a comment

In het systeem van efactuurdirect kun je met meerdere gebruikers tegelijk werken. Het aantal gebruikers is ongelimiteerd en je kunt iedereen toegang verlenen tot het systeem of een deel van het systeem. Dit kunnen medewerkers zijn, of bijvoorbeeld een boekhouder of een accountant.

Het toevoegen van medewerkers

Met de functie “Gebruikersbeheer” kun je iedereen toegang verlenen tot het systeem, waarbij je per persoon aan kunt geven waar ze wel of geen toegang tot hebben en welke acties ze wel of niet mogen verrichten. Je kunt medewerkers dus toevoegen en per medewerker aangeven of deze permissie hebben om van het gehele systeem en alle functionaliteiten gebruik te maken, of alleen van bepaalde functies. Op deze manier kun je het facturatie proces sneller laten verlopen door bepaalde taken te verdelen. Medewerkers kunnen zo ook gemakkelijk hun uren bijhouden onder urenregistratie en jij kunt gemakkelijk de gemaakte uren controleren en omzetten naar facturen. Dit scheelt tijd en geld in vergelijking met achteraf invoeren. Op deze manier is je administratie altijd op orde.

Wie kun je verder toegang verlenen?

Omdat je met behulp van permissies tot in detail aan kunt geven wat een gebruiker wel en niet mag, kun je ook bepaalde restricties opleggen. Zo kun je gebruikers wel toegang verlenen tot het overzicht, maar ze niet de mogelijkheid geven om wijzigingen aan te brengen en zelf acties te ondernemen. Dit kan handig zijn als je gebruik maakt van een boekhouder of een accountant en deze toegang wilt verlenen tot het systeem. Op deze manier heeft de boekhouder of accountant de mogelijkheid om de gewenste gegevens te bekijken, zonder dat jullie beide fysiek op dezelfde tijd en plaats aanwezig hoeven te zijn.

Hoe voeg je gebruikers toe?

Het toevoegen van gebruikers kun je onder “Instellingen” onder het kopje “Gebruikers” doen. Na het invullen van de gevraagde gegevens wordt er automatisch een wachtwoord gegenereerd. Aangezien het gaat om financiële gegevens en de veiligheid daarvan, bevat het wachtwoord een combinatie van letters, cijfers en tekens en maakt het onderscheid in hoofdletters. Deze combinatie maakt het wachtwoord erg sterk. Er wordt daarom ook aangeraden dit wachtwoord te gebruiken. Mocht je toch liever een zelfbedacht wachtwoord willen gebruiken, dan is het mogelijk om het automatisch gegenereerde wachtwoord aan te passen aan jouw wensen. Na het instellen van het wachtwoord kun je de permissies instellen, waarbij je per onderdeel aan kunt geven waar de gebruiker wel of geen toegang tot heeft. Zo kun je medewerkers volledig toegang geven tot alle functionaliteiten, zodat ze je kunnen ondersteunen bij het facturatieproces. Andere gebruikers, zoals een boekhouder of een accountant, kun je toegang geven tot de gegevens, maar door middel van het uitzetten van bepaalde permissies geen wijzigingen aan laten brengen.

Klanten inzicht geven in hun facturen

Je kunt ook klanten toegang verlenen tot het systeem. Dit werkt echter wel anders dan bij medewerkers. Onder “Contact” kun je bij de contactgegevens een gebruikersnaam en wachtwoord toevoegen bij een klant. Met dat wachtwoord kunnen de klanten dan inloggen en kunnen ze een overzicht van hun facturen bekijken. De klanten hebben verder geen inzicht in jouw systeem, ze kunnen alleen de aan hen geadresseerde facturen inzien.